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Schulungsübersicht

Einführung in Ablagetechniken und Dokumentationsmanagement

  • Arten von Ablagesystemen (alphabetisch, numerisch, thematisch, geografisch)
  • Vorteile und Nachteile der verschiedenen Systeme
  • Rolle der Dokumentation in Organisationen
  • Rechtliche und regulatorische Anforderungen

Einführung eines effektiven Ablagesystems

  • Bewertung der organisatorischen Bedürfnisse
  • Auswahl des passenden Ablagesystems
  • Standardisierung von Benennungskonventionen für Dateien
  • Arten von Aktenschränken und Speicherlösungen
  • Techniken für Kennzeichnung und Indexierung

Management von aktiven Aufzeichnungen

  • Identifikation aktiver Aufzeichnungen
  • Strategien für das Management aktiver Aufzeichnungen
  • Erstellung eines Ablageplans
  • Umsetzung und Pflege des Ablageplans

Elektronisches Dokumentenmanagement

  • Einführung in elektronische Dokumentenmanagementsysteme (EDMS)
  • Vorteile des digitalen Ablagens
  • Bester-Praktiken für das Scannen von Dokumenten
  • Verwaltung gescannter Dokumente

Lebenszyklus-Management von Aufzeichnungen

  • Standards für die Dokumentenerstellung
  • Erfassung von Aufzeichnungen im System
  • Festlegung von Aufbewahrungsfristen
  • Einhaltung rechtlicher und regulatorischer Vorgaben zur Aufbewahrung
  • Sichere und geschützte Vernichtung von Aufzeichnungen

Sicherheit und Vertraulichkeit

  • Sicherheitsprotokolle für physische und elektronische Aufzeichnungen
  • Zugriffskontrollen und Benutzerverwaltung
  • Verständnis von Datenschutzgesetzen und -vorschriften
  • Sicherstellung der Konformität in der Dokumentationspraxis

Archivierung und Bewahrung

  • Methoden zur Archivierung von Aufzeichnungen
  • Lösungen für die Langzeitarchivierung
  • Erhaltungsmaßnahmen für physische Aufzeichnungen
  • Sicherstellung der Langlebigkeit elektronischer Aufzeichnungen

Umsetzung von Bester-Praktiken

  • Standardarbeitsanweisungen (SOPs)
  • Kontinuierliche Verbesserung der Dokumentationsprozesse

Voraussetzungen

  • Keine Vorkenntnisse erforderlich

Zielgruppe

  • Office-Manager:innen
  • Administrative Assistent:innen
 7 Stunden

Teilnehmerzahl


Preis je Teilnehmer (exkl. USt)

Erfahrungsberichte (3)

Kommende Kurse

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