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Schulungsübersicht
Einführung in die Verwaltung von Dokumenten und Archiven
- Was ist Records Management und warum es relevant ist
- Wichtige Begriffe: Dokumente, Archive, Informationswerte
- Grundsätze guter Dokumentation
Regulatorische Rahmenwerke und Compliance
- Gesetze zur öffentlichen Dokumentation und Aufbewahrungsanforderungen
- Auditing und rechtliche Haltbefehle
- ISO 15489 und andere internationale Standards
Lifecycle-Verwaltung von Dokumenten
- Erstellung, Klassifizierung, Speicherung, Aufbewahrung, Vernichtung
- Mateinmanagement und Rückverfolgbarkeit
- Archivierungs- und sichere Vernichtungsprotokolle
Klassifikation und Aufbewahrungsplanung
- Entwicklung von Klassifikationsrichtlinien
- Festlegung von Aufbewahrungsregeln basierend auf gesetzlichen, fiscalen und operativen Anforderungen
- Bewertungszyklen und Ausnahmeverwaltung
Dokumentation und Automatisierung
- Elektronische Dokumenten- und Archivverwaltungssysteme (EDRMS)
- Digitalisierung und Metadaten-Kennzeichnung
- Einsatz von Automatisierung für Compliance und Effizienz
Change Management und Adoption
- Schulung des Personals zu neuen Verfahren
- Einbindung der Führungsebene und Veränderungsbotschafterinnen / -botschafter
- Entwicklung interner Richtlinien und Benutzungsanleitungen
Praktische Übungen und Zusammenfassung
- Case Study: Erstellung eines Dokumentenlebenszyklus für eine Regierungsabteilung
- Praxisphase: Erstellung einer Aufbewahrungsrichtlinie
- Häufige Fallstricke und erlernte Lektionen
Zusammenfassung und nächste Schritte
Voraussetzungen
- Ein Verständnis für organisatorische Dokumentationspraktiken
- Erfahrung mit Informationsverarbeitung- oder Archivierungsprozessen
- Bekanntschaft mit Compliance- oder Verwaltungsvorgängen im öffentlichen Sektor
Zielgruppe
- Dokumentenspezialistinnen und Dokumentenspezialisten
- Information Governance-Fachkräfte
- Verwaltungsangestellte und Compliance-Mitarbeiterinnen / -Mitarbeiter im öffentlichen Dienst
7 Stunden